Müraciətləri itirməmək: Instagram mesajından tələbəyə qədər

Kurs mərkəzinə hər gün müraciətlər gəlir: Instagram-da mesaj, telefon zəngi, saytdakı forma, bəzən də birbaşa ofisə gələn valideyn. Bu müraciətlərin bir hissəsi tələbəyə çevrilir, bir hissəsi isə sadəcə itir: kimsə cavab verməyi unudur, nömrə kağızda qalır, geri zəng vaxtı keçir.

Reklama pul xərcləyən mərkəz üçün itən hər müraciət boşa gedən vəsait deməkdir. Yaxşı xəbər odur ki, bu problemi həll etmək üçün mürəkkəb proseslər lazım deyil. Bir neçə sadə qayda kifayətdir.

Müraciətin yolu

Hər müraciəti eyni mərhələlərdən keçən bir proses kimi görmək faydalıdır:

1. Yeni müraciət. İnsan maraqlandı, əlaqə məlumatı var.
2. Əlaqə quruldu. Administrator danışdı, ehtiyacı öyrəndi.
3. Sınaq dərsi. Tələbə qrupa gəlib dərsdə iştirak etdi.
4. Nəticə. Tələbə qrupa yazıldı və ya imtina etdi.

Hər an hər müraciətin hansı mərhələdə olduğu aydın görünməlidir. Komandada "Bu valideynə zəng etmişdik?" sualı tez-tez səslənirsə, deməli proses hələ qurulmayıb.

Hər müraciəti dərhal qeyd edin

Ən sadə qayda belədir: müraciət haradan gəlirsə gəlsin, dərhal ümumi siyahıya düşməlidir. Bunun üçün minimum məlumat kifayətdir:

• ad və telefon nömrəsi;
• maraqlandığı kurs və ya istiqamət;
• müraciətin mənbəyi (Instagram, zəng, sayt, tanışın tövsiyəsi, küçə reklamı);
• qısa qeyd, məsələn: "buraxılış imtahanına hazırlıq, 11-ci sinif, axşam saatları".

Instagram yazışmasında qalan, administratorun şəxsi telefonuna yazılan və ya kağıza qeyd edilən müraciəti bir neçə gün sonra itmiş saymaq olar.

Mənbəni mütləq yazın

Mənbə ilk baxışda xırda detal kimi görünür, amma ayın sonunda ən dəyərli məlumata çevrilir. Hansı kanaldan daha çox müraciət gəlir? Hansı kanalın müraciətləri daha tez-tez tələbəyə çevrilir? Reklam büdcəsini planlaşdırarkən bu suallara təxmini yox, dəqiq cavab vermək lazımdır.

Geri zəng qaydaları

Müraciət ilk saatlarda daha "isti" olur. Valideyn çox vaxt eyni anda bir neçə mərkəzə yazır və adətən ona ilk ətraflı cavab verənə üstünlük verir. Ona görə komanda üçün sadə qaydalar müəyyən etmək faydalıdır:

• İlk cavab elə həmin gün. İş saatlarında gələn müraciətə bir neçə saat ərzində cavab verilməlidir.
• Hər zəngin nəticəsi qeyd olunur. "Cavab vermədi", "sabah axşam zəng edin", "qiyməti soruşdu, düşünür".
• Növbəti zəngin tarixi təyin edilir. Söhbət bitəndə növbəti addım və onun tarixi yazılmalıdır, əks halda müraciət unudulur.
• Bir neçə cəhddən sonra qərar verilir. Məsələn, üç dəfə zəngə cavab verməyən müraciət arxivə keçirilir, amma silinmir: bir neçə ay sonra həmin insan yenidən maraqlana bilər.

Bu qaydalar xüsusilə bir neçə administrator növbə ilə işləyəndə vacibdir. Səhər növbəsindəki əməkdaşın etdiyi zəngi axşam növbəsindəki həmkarı görməlidir.

Sınaq dərsi: həlledici mərhələ

Sınaq dərsi valideyn və tələbə üçün mərkəzlə ilk real tanışlıqdır. Onu təsadüfə buraxmaq olmaz:

• Sınaq dərsinin tarixini, qrupu və müəllimi qeyd edin.
• Müəllimə əvvəlcədən xəbər verin ki, qrupda yeni tələbə olacaq.
• Dərsdən sonra həmin gün və ya ertəsi gün valideynlə əlaqə saxlayın: təəssürat necədir, sualı varmı.
• Nəticəni yazın: qeydiyyatdan keçdi, düşünür və ya imtina etdi. İmtina edibsə, səbəbini də qeyd edin.

İmtinanın səbəbi də dəyərli məlumatdır. Əgər bir neçə valideyn eyni səbəbi göstərirsə, məsələn, dərs saatı uyğun gəlmir, bu, yeni qrup açmaq üçün işarə ola bilər.

Nəyi ölçmək lazımdır

Mürəkkəb analitikaya ehtiyac yoxdur. Ayda bir dəfə bu suallara cavab vermək kifayətdir:

1. Bu ay neçə müraciət gəldi və hansı mənbələrdən?
2. Onlardan neçəsi sınaq dərsinə gəldi?
3. Sınaq dərsinə gələnlərdən neçəsi qeydiyyatdan keçdi?
4. Hansı mənbənin müraciətləri daha çox tələbəyə çevrilir?
5. İlk cavaba adətən nə qədər vaxt gedir?

Məsələn, bir mənbədən çox müraciət gəlir, amma onların az hissəsi sınaq dərsinə çatırsa, problem bəlkə də reklamda deyil, ilk söhbətin keyfiyyətindədir. Əksinə, az müraciət gətirən, amma demək olar ki, hamısı tələbəyə çevrilən kanal daha çox diqqətə layiq ola bilər.

Zehinly kimi sistem necə kömək edir

Zehinly-də hər müraciət mənbəyi ilə birlikdə qeyd olunur, zənglərin tarixçəsi saxlanılır, növbəti zəng üçün xatırlatma qurulur və sınaq dərsi təyin edilir. Valideyn qərar verəndə müraciət bir kliklə tələbəyə çevrilir, mənbələr üzrə hesabat isə hansı kanalın daha səmərəli işlədiyini göstərir. Bunu saytdakı pulsuz onlayn demoda sınaya bilərsiniz.